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Buchführung / Kassenführung

Kasse

 
April 2018:
Kassenführung: neues Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

 

Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat nach der Gesetzesänderung nun ein grundlegend überarbeitetes Merkblatt zum Thema "Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung" herausgegeben. Mit diesem soll einen Überblick über die geltenden Anforderungen bei der Kassenbuchführung gegeben werden.Damit lassen sich Fehlerquellen in der Kassenführung vermeiden. Das Merkblatt soll auch klar stellen, was genau geprüft wird von der Verwaltung und auch welche Detailtiefe von Produktbezeichnungen und Produktgruppen Verwendung finden soll.

 

Im Merkblatt finden Sie:

  • Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht
  • Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen
  • Einsatz von offenen Ladenkassen
  • Einsatz elektronischer Registrierkassen
  • Verfahrensdokumentation
  • Datenzugriffsrecht
  • Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
  • Kassensicherungsverordnung
  • Kassen-Nachschau sowie Folgen von Mängeln.

 

Merkblatt Kassenführung zum Download

 


 

Oktober 2017: Kassennachschau ab 2018!

 

Mit Beginn des Jahres 2018 trat eine durch das sogenannte Kassengesetz von Ende 2016 verfügte Änderung der Abgabenordnung in Kraft: Seit 1. Januar 2018 kann der Fiskus durch eine Kassennachschau die Korrektheit der Kassenführung spontan unter die Lupe nehmen.

 

Wen betrifft die Kassennachschau?

Das heißt: Betriebsprüfer dürfen ohne vorherige Ankündigung während "der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit" ins Unternehmen kommen und die Kasse überprüfen. Im Fokus stehen Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme und der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems genauso wie offene Ladenkassen.

Die Maßnahme soll Unternehmer davon abschrecken, durch Betrügereien bei der Kassenführung Steuern zu hinterziehen. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzämter vor allem in den ersten Monaten des Jahres 2018 viele Prüfer losschicken werden.

 

Was ist bei einer Kassennachschau zu tun?

Steht der Finanzbeamte in der Tür, müssen betroffene Unternehmer Aufzeichnungen, Bücher und weitere, für die Kassenführung maßgebliche Unterlagen zur Verfügung stellen oder entsprechenden elektronischen Datenzugriff gewähren. Eventuell entstehende Kosten für die Verfügbarmachung oder Übermittlung elektronischer Daten trägt der geprüfte Betrieb.

Die Prüfer dürfen zudem Privat- und Wohnräume gegen den Willen des Inhabers betreten – allerdings nur zur Verhütung "dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung". Befinden sich Daten zum Zeitpunkt der Prüfung bei Dritten - etwa einem externen Buchhalter -, muss dieser ebenso Einsicht gewähren. Eine Ausnahme gilt hier für Steuerberater oder Notare. Diesen muss der Fiskus die Prüfung ankündigen. Vor allem Handwerker mit Ladengeschäften oder öffentlichem Kundenverkehr sollten außerdem beachten: Die Beobachtung der Kassen und ihre Benutzung ist in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zulässig, ohne dass sich der Finanzbeamte als solcher zu erkennen gibt. Der Prüfer kann sich also als Kunde tarnen und Testkäufe durchführen, um eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken.

 

Neue Vorschriften für die offene Ladenkasse seit Jahresbeginn 2018

Auch für offene Ladenkassen – die weiterhin zulässig sind – gelten seit 1. Januar 2018 verschärfte Regeln. Hier kann der Beamte einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen. Die Tageseinnahmen müssen bis auf den Cent genau im Kassenbericht dokumentiert sein. Zudem sind seit 2017 Zählprotokolle verpflichtend.

Generell gilt: Kommt es bei der Kassennachschau zu Beanstandungen, kann ohne vorherige Prüfungs­anordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen führen im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

 

Offene Ladenkasse: Beispiel für einen Kassenbericht

Tagesendbestand
– Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
– Privateinlagen
– sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen

Achtung: Bei offener Ladenkasse sollten Kassenbuch und Kassenbericht mit einer Software geführt werden, die keine Änderungen in den Eintragungen erlaubt. Die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Excel wird in der Regel als "nicht ordnungsgemäße" Führung beanstandet.

 

Vor allem bargeldintensive Gewerke wie Metzger, Bäcker oder Optiker sollten sich entsprechend vorbereiten: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Punkte bei einer Kassennachschau abgefragt werden können und wo eventuell bei Ihnen Schwachstellen liegen. Erstellen Sie zudem einen Plan, wo entsprechende Unterlagen, digital oder in Papierform, aufbewahrt werden. Zudem sollten Sie bei Verwendung elektronischer Kassen eine Verfahrensdokumentation dieses Systems bereithalten, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

 
Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?

Zunächst einmal muss betont werden, dass es keine grundsätzliche Pflicht gibt, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Betriebe, die eine offene Ladenkasse führen, werden seit dem 1. Januar 2017 nicht gezwungen eine elektronische Kasse zu kaufen. Betriebe, die jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind von der Registrierkassenpflicht betroffen. Alle Unternehmen, in denen bargeldintensiv abgerechnet wird, sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die genutzte Kasse den verschärften Vorschriften entspricht. Kassensysteme, die den folgenden Anforderungen nicht entsprechen, müssen so schnell wie möglich angepasst werden. Ist eine Anpassung nicht möglich, muss die Kasse durch eine neue ersetzt werden. Grundsätzlich muss jeder Umsatz künftig einzeln elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert werden. Ab 2020 ist außerdem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorgeschrieben

 

Elektronische Registrierkasse: Das erwartet das Finanzamt

Bei Bargeld sind die Prüfer des Finanzamtes von vorneherein skeptisch – die Möglichkeit, hier den einen oder anderen Euro am Fiskus vorbei zu schmuggeln, ist recht hoch. Darum verlangt das Finanzamt einiges von Ihrer Registrierkasse. Sollten Sie die folgenden Regeln nicht einhalten, müssen Sie bei der nächsten Prüfung mit Hinzuschätzungen rechnen – die Höhe liegt dabei im Ermessen des Prüfers. Zunächst muss Ihre Kasse einen sogenannten Z-Bon erstellen können. Als Z-Bon bezeichnet man einen Bon, auf dem der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt wird. Gleichzeitig muss dann Ihr Kassenbestand auf null gesetzt werden. Die Z-Bons müssen automatisch fortlaufend nummeriert werden. Der Bon muss mindestens die folgenden Angaben beinhalten, die auch im Kassensystem gespeichert werden müssen:

  • Für welches Geschäft / Unternehmen der Bon erstellt (also die Kasse abgerechnet) wurde.
  • Datum und Uhrzeit der Erstellung des Z-Bons.
  • Die Bruttoeinnahmen des Tages (getrennt nach Umsatzsteuer-Sätzen).
  • Die vom System automatisch vergebene Z-Bon-Nummer (anhand dieser kann der Prüfer kontrollieren, ob alle Bons vorliegen).
  • Auflistung von vorgenommenen Stornierungen.
  • Bestätigung, dass der Tagesspeicher auf null gesetzt wurde.

Der Z-Bon stellt für Sie eine wesentliche Vereinfachung dar, da Sie hier die Gesamtsummen ins Kassenbuch übernehmen dürfen. Neben den Angaben, die auf dem Z-Bon enthalten sind, muss die Kasse die folgenden Daten jederzeit zur Verfügung stellen können:

  • Die Gesamtsumme der Brutto-Einnahmen.
  • Zusammenstellungen von Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen.
  • Darstellungen der einzelnen Positionen und die Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung).

Die gespeicherten Daten müssen manipulationssicher sein. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Außerdem müssen die Daten jederzeit für den Prüfer des Finanzamts abrufbar und lesbar sein.

Doch damit noch nicht genug. In der Kasse müssen Bedienungs- und Programmieranleitungen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein. Außerdem müssen alle Programmeinrichtungen und –änderungen aufgezeichnet werden.(Text aus der deutschen Handwerkszeitung; www.deutsche-handwerks-zeitung.de)